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1951年创刊 国家档案局主管

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重大活动档案收集工作的思考

G20杭州峰会的成功举办,使杭州市确定了今后5年将加快建设独特韵味别样精彩世界名城的目标,杭州举办国际重大活动、重大赛事将更加频繁,而真实记录和完整收集这些活动、赛事的档案工作也将更加重要。

制约因素

档案意识不强。重大活动的组织承办机构往往是临时的,工作人员大都由各单位抽调而来,其档案意识普遍不强,且身兼数职,精力和时间有限,对档案收集工作不够重视;有些机构的领导认为档案材料移交之后利用不便,不愿及时移交;不少档案员变动频繁,档案收集工作的交接不到位。

特殊载体档案收集不完整。重大活动照片、视频、音频等声像档案直观立体地记录了活动的多方面工作,具有重要的保存价值。但由于多种原因,相关机构在重要工作节点不注重及时形成影像材料,造成事后无法弥补的遗憾;一些实物档案如各国赠送的礼品、国家领导人及其配偶的留言与题词、着装、峰会筹备机构各部门的印章、领导人使用印章的印模等,大多是孤品,如收集不及时,事后更是无法补救。

活动相关档案收集难度加大。峰会等活动的工作内容多、涉及领域广,所形成的档案数量较大、类别繁多、载体多样,单凭档案部门的一己之力难以完成收集工作。特别是在现有条件下收集峰会相关账外文件存在较大困难,需要中央筹备办等部门的支持与协助。

涉密材料收集易疏漏。在工作中,相关机构对涉密文件材料的移交非常谨慎,往往出于保密因素的考虑,拒绝移交峰会筹备办规定移交的材料,如与峰会会议场地相关的材料等。如果等到峰会结束再行收集这些材料,难度会更大,不确定因素也会更多。

工作对策

机制建设强保障。首先,为确保峰会档案的齐全完整和及时归档,峰会筹备办在成立之初就将市档案局工作人员编入峰会筹备办文秘组,负责收集峰会档案。其次,杭州市档案局领导亲自带队赴北京、上海等地实地参观调研和学习取经,及时调整峰会档案收集方式和方法。第三,市档案局主动与国际峰会杭州市筹备工作领导小组联系,向主管领导宣传档案工作法律法规,督促他们配合档案收集工作,形成全方位监督的局面。第四,市档案局在峰会筹备办成立之初,挑选业务骨干进驻筹备办文秘组,指导档案收集工作。

规范管理定制度。在宏观层面,峰会筹备办按照《中华人民共和国档案法》《杭州市档案管理条例》等相关要求开展档案收集工作,把档案接收及归档工作纳入各机构及个人的职责范围,与其他工作一同考核;严惩损毁、丢失档案的机构和个人,敦促档案形成单位及时补救移交。在工作细节方面,峰会筹备办制定了《国际峰会档案管理工作方案》《2016年G20杭州峰会文件材料归档范围和档案保管期限表》《G20杭州峰会文件材料归档要求》等工作规章,作为相关机构移交档案的重要依据,明确归档范围、归档时间、归档要求等。

定人定责办培训。为做好收集工作,峰会筹备办抽调各机构的相关工作人员组成峰会档案工作协调小组,加强与各机构负责人和兼职档案员的沟通联系,定期开展业务指导和监督检查,保证收集工作随时跟进,确保材料及时归档。同时,峰会筹备办将归档工作中发现的问题及时反馈给相关机构,要求其立即整改。市档案局还联合省档案局举办针对所有机构和兼职档案员的业务培训。

拓宽思路广收集。为更完整地反映G20峰会从筹备到召开的整个过程,建议峰会筹备办指定相关单位或委托中介公司对账外文件进行收集,并将收集来的账外文件汇编成册或制作成纪录片;广泛征集来自民间的与峰会有关的特色档案,并支持个人保管和展示以及向市档案馆捐赠或寄存其收藏的峰会档案,对于捐赠有重要价值峰会档案的个人或社会组织给予一定奖励;掌握涉密文件范围,在档案收集工作开始前,市档案部门要及时同各机构沟通,了解涉密材料的范围、密级及解密期限,并与移交部门或移交人签订移交协议,协议中注明涉密档案的移交时间、内容、数量等。

    依法治档保安全。杭州市档案局认真落实市委关于“G20峰会期间的档案工作必须做到万无一失”的指示精神,紧紧抓住峰会期间全市档案安全这一关键问题,敢于担当,“干”字当头,加大监管力度。档案局组成5个检查组,由局领导带队对25家单位进行了重点抽查,确保峰会期间档案实体和档案信息的绝对安全。

作者单位:杭州市档案局

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责任编辑:中国档案
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