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1951年创刊 国家档案局主管

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构建集团“大档案”工作模式

国家电网公司作为特大型中央骨干企业,经营区域覆盖国土面积的88%,供电人口超过11亿人,下辖各级单位2000多家,公司通过多年建设,构建了公司各单位“大档案”工作新模式,取得了一定的成效。

“大档案”工作模式内涵

“大档案”工作模式,是通过整合公司各单位的档案资源,建立统一的制度规范,依托先进的档案管理系统,培育专业的队伍,最终形成推动公司档案工作有序开展的运作机制。“大档案”工作模式遵循“集团化、专业化、标准化、信息化”的“四化”工作思路,明确了各单位档案管理的“门类统一、规范统一、利用统一、软件统一”的“四统一”工作要求。具体架构如图所示。

集团化“大档案”工作模式图

集团化“大档案”工作模式图

构成“大档案”工作模式的重要特征包括:

集团化:实现公司档案工作的一体化管理,由公司办公厅统一组织协调,负责规划、建设、制定公司各单位统一的档案工作制度、标准、规范等,对跨区、跨单位的档案工作进行统一组织协调,统一管理公司各单位档案人员队伍,实现公司各单位电子档案资源的集中、统一管理和开发利用。

专业化:公司办公厅、省级公司(直属单位)负责档案队伍和档案工作的专业化管理,并通过技能竞赛、专业培训等多种方式切实提高档案人员的专业素质;精心设置多层次、多角度的评价指标体系,对各单位档案工作开展年度考核评价,推进对标考核,促进公司各单位不断提升档案工作管理水平。

标准化:公司办公厅通过制定各类档案统一的整理规范,利用统一的档案管理系统进行元数据、整理规则、目录报表等的固化定制,实现公司各单位档案工作的标准化管理。

信息化:依托信息化手段,实现各单位电子档案的统一存储和管理,支撑公司总部对各单位档案资源的在线管控、统计分析及跨单位的开发利用等工作。

“大档案”工作模式的核心要素包括档案资源、制度规范、档案管理系统、档案队伍,各要素互相联系,密不可分。档案资源作为公司重要资产,是“大档案”工作模式的核心,离开资源谈工作模式,就失去了灵魂;档案制度作为外在约束,是“大档案”工作模式的保障,离开制度规范谈工作模式,就失去了支撑;档案管理系统作为辅助手段,是“大档案”工作模式的重要支撑,离开系统谈工作模式,就失去了工具;档案队伍作为执行者,是“大档案”工作模式的基础,离开队伍谈工作模式,就失去了抓手。

建设实践

借助“大档案”工作模式,公司形成了公司办公厅、各省级公司、地市级公司、县级公司的一体化档案工作组织网络,统一建设了档案管理信息平台,构建了公司档案工作的“队伍网、资源网、利用网”。近年来,公司多项档案科研成果获得国家档案局优秀科技成果奖。下面从顶层设计和制度保障、人才队伍建设和专业管理、管理创新和智慧服务三方面入手,剖析公司“大档案”工作模式实践。

1.强化顶层设计,突出制度保障

公司通过顶层设计,制定了健全的管理制度和标准规范,统一了各单位档案机构设置和档案工作流程,明确了档案工作保障措施,确保各单位档案工作的顺利运转。

一是加强制度规范建设,公司先后制定了《档案管理办法》《档案工作考核评价管理办法》《电网建设项目档案管理办法》《档案进馆管理办法》等制度规范,实现各单位档案工作的有据可依。公司办公厅组织梳理了各单位档案业务现状,制定了文书类、科技类、会计类、照片类、实物类、声像类、专业类、其他类8大门类、49种档案类型的元数据、整理规范等,实现了公司档案业务体系的标准化、一体化管理。

二是规范档案机构设置和工作流程。公司要求各单位必须明确档案工作分管领导,并通过“三集五大”体系建设,明确各单位办公室(综合服务部门)负责档案管理工作,严格规范和设置各单位档案管理岗位,确保各单位档案工作的正常开展。

三是强化工作保障。档案工作除日常收集整理工作外,还包括档案科研、信息化支撑、专业培训等相关工作,需要一定的经费支撑。公司建立了档案工作专项费用保障机制,并将档案工作纳入各单位领导议事日程,确保档案工作的顺利开展。

2.强化队伍建设,狠抓专业管理

公司统一管理档案人员队伍,狠抓人员专业能力,确保“大档案”工作模式的高效运转。

一是建立公司档案队伍数据库,实现各单位档案人员资源的可控、能控。通过档案管理系统,建立公司档案队伍数据库,除包括人员的姓名、性别、学历、职称等基本信息外,还包括管理创新成果、专业成果、岗位变动等内容,便于公司总部及时掌握各单位档案队伍的动态。各单位档案人员可以及时反馈个人培训情况、个人工作成果、档案工作意见建议等,便于公司及时进行优化调整。

二是建立档案工作协作组,优化档案队伍支撑。为了进一步优化资源配置,激发队伍活力,更好地进行专题研究或课题攻关,公司组建了档案工作协作组,按年度设立活动专题或课题,由协作组开展定向攻关。协作组具有丰富的基层管理和实际操作经验,可协助公司办公厅进行相应工作制度规范的调研和草拟工作。

三是加强档案专业培训,提高人员素质。公司注重档案人员专业能力培养,多次组织人员参加国家档案局、地方档案局的专业培训。同时,公司主动邀请包括国家档案局、中国人民大学、中国电力建设企业协会等相关档案领域的专家进行授课,主动为各单位档案人员进行培训,拓宽档案人员的知识视野。公司办公厅每年定期举办档案培训班,组织专人对各单位档案工作负责人进行培训,提高各单位工作人员的档案意识和业务能力。

四是加强工作考核评价,督导队伍进步。公司将对档案工作的考核评价作为队伍建设的重要抓手,公司办公厅每年定期通过档案管理系统组织各单位进行档案工作考核评价,每年按照工作重点动态调整考核指标,内容涵盖基本工作情况、人员业务能力、系统操作等,督促档案人员不断进行充电学习,提高专业能力。

3.注重智慧引领,强化创新服务

经过多年的发展,公司各单位馆藏档案超过1.3亿件,作为“大档案”模式的核心资源,若继续采用传统的管理方式,效率较低。为此,公司充分利用信息化技术,开展智慧档案建设,强化创新服务。

一是公司建设了覆盖各单位的档案管理信息平台,在国内较早实现了档案工作的一体化管理。系统提升了数据贯通、资源整合能力,实现了档案资源的存储数字化、管控在线化、利用一体化,奠定了“大档案”工作模式的运作基础。

二是积极开展档案创新利用工作。公司积极组织开展大数据等新技术在档案领域应用的研究。2013年,公司档案馆组织建设了档案数据智能挖掘系统,首次采用分类、聚类、摘要、关联等挖掘技术,语音识别、人脸识别、关键帧处理等模式识别技术,基于语义及内容特征的搜索技术等。系统能够自动建立图片类、音视频类、文本类档案的关联关系,能自动分析用户使用习惯,自动收集显示相同兴趣用户,促进用户间交流等。研究课题成果“数据挖掘智能化管理平台的研究与应用”荣获国家档案局优秀科技成果一等奖;公司组织建设了全公司档案目录中心和查阅中心,实现全公司档案的在线查阅利用,打破了各单位之间档案利用的壁垒,公司系统每年档案利用服务达到70万人次;针对电网业务特点,公司建设了跨单位的专业数字档案馆、各单位综合数字档案馆,结合公司主业,提供专业性的档案服务,进一步挖掘档案价值。

三是探索开展智慧档案管理。公司组织开展了智慧档案课题研究,积极研究新技术在档案管理中的应用,对档案智能整理、智能库房管理、智能编研、智慧利用等进行规划研究,并组织开展试点工作,目前已经初步形成智能库房、智能整理的试点建设成果,有效地提升了档案工作效率。

作者单位:国家电网公司

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责任编辑:中国档案
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